Câu 2: Mục tiêu của quản lý dự án. Mối quan hệ giữa các mục tiêu. Các tình huống đánh đổi mục tiêu. Phương pháp phân tích và đánh đổi mục tiêu.

Mục tiêu của quản lý dự án:

3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án:

Đảm bảo tiến độ thời gian (T)

Trong phạm vi ngân sách được duyệt ( C )

Đảm bảo về kỹ thuật và chất lượng ( P )

Mối quan hệ:

3 mục tiêu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được thể hiện bằng một hàm toán học:

C = f ( T, P, S )

Khi T, P, S tăng thì C tăng

Theo thời gian số lượng các mục tiêu không phải là yếu tố bất biến mà thay đổi theo xu hướng ngày càng tăng về số lượng và chất lượng.

Tầm quan trọng của các mục tiêu không giống nhau nên có xu hướng mâu thuẫn nhau do vậy có sự đánh đổi giữa các mục tiêu. Là nhà quản lý tốt phải biết kết hợp tối ưu giữa các mục tiêu, cần phải xác định trong từng khoảng thời gian mục tiêu nào là quan trọng. mục tiêu nào là kém quan trọng hơn để đánh đổi, xác lập được một tập hợp tối ưu nhất các mục tiêu đã đề ra.

Các tình huống đánh đổi mục tiêu:

Cố định một mục tiêu và 2 mục tiêu thay đổi

Cố định 2 mục tiêu và 1 mục tiêu thay đổi

Cố định hay thay đổi cả 3 mục tiêu

Phương pháp phân tích và đánh đổi mục tiêu:

B1: Nhận diện các mục tiêu cơ bản của dự án

B2: Xác định các chủ thể chính liên quan tới dư án

Xác định sự xung khắc mâu thuẫn giữa các mục tiêu của các chủ thể

B3: So sánh hiện trạng dự án với các mục tiêu đã đề ra

B4: Xây dựng các phương án đánh đổi mục tiêu

B5: Lựa chọn phương án đánh đổi tối ưu nhất

B6: Xác định lại mục tiêu và lập lại kế hoạch dự án.

Câu 13: Khái niệm, tác dụng và các phương pháp phân tách công việc

Khái niệm:

Cơ cấu phân tách công việc là việc phân chia các công việc trong dự án thành các công việc nhỏ hơn để dễ kiểm soát và quản lý hay là việc phân chia các cấp bậc 1 dự án thành các nhóm công việc, nhiệm vụ là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện cảu dự án.

Tác dụng của biểu đồ phân tách công việc:

Giúp các nhà quản lý thấy được toàn bộ khối lượng công việc cần thực hiện trong dự án

Là căn cứ để giao việc, xác định trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận tham gia thực hiện dự án, làm cho mọi người quan tâm dự án và các thành viên trong nhóm quán lý hiểu được nhu cầu của nhau.

Là căn cứ để xây dựng những kế hoạch chi tiết, điều chỉnh kế hoạch về thời gian, nguồn lực cho các công việc

Là căn cứ để theo dõi quản lý đánh giá hiện trạng của từng công việc, và kết quả thực hiện của từng công việc

Nhờ có sơ đồ phân tách công việc các nàh quản lý trong quá trình điều phối các kế hoạch: thời gian, nguồn lực và chi phí tránh sự bỏ quen, sai sót.

Phương pháp phân tách công việc:

Phương pháp phân tách theo dòng:

Ví dụ: mở cửa hàng thời trang

1 địa điểm

1.1 tìm địa điểm

1.2ký hợp đồng thuê, mua

1.3 hoàn thiện trang trí nội thất

2. nguồn hàng:

2.1 khảo sát thị trường

2.2 tìm nhà cung ứng

2.3 ký hợp đồng cung ứng

3. thuê nhân viên

3.1 thông tin tuyển dụng

3.2 nhận hồ sơ, phỏng vấn

3.3 ký hợp đồng tuyển dụng

Phương pháp phân tách theo chu kỳ hay quá trình hình thành và thực hiện dự án

Ví dụ: sản xuất sản phẩm A

1.chuẩn bị đầu tư:

1.1 nghiên cứu và phát hiện các cơ hội đầu tư

1.2 nghiên cứu tiền khả thi

1.3 nghiên cứu khả thi

2. thực hiện đầu tư

2.1 hoàn tất thủ tục thực hiện đầu tư

2.2 thiết kế và lập dự toán thi công

2.3 xây lắp

2.4 chạy thủ, nghiệm thu

3. vận hành

3.1 công suất chưa đạt tối đa

3.2 đạt tối đa

3.3 công suất giảm dần

Phương pháp phân tách theo chức năng:

Ví dụ: mở trung tâm ngoại ngữ

1. phòng đào tạo

1.1 tuyển sinh

1.2 xây dụng chương trình học

1.3 quản lý sinh viên

2. phòng tổ chức

2.1 tuyển dụng cán bộ và giáo viên

2.2 quản lý nhân viên và giáo viên

3. phòng tài chính

3.1 thu học phí

3.2 trả lương, thưởng.

Câu 18 : khái niệm, tác dụng sơ đồ phụ tải nguồn lực. Các nguyên tắc ưu tiên trong phân bổ nguồn lực

Khái niệm biều đò phụ tải nguồn lực:

Biều đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc cho toàn bộ vòng đời dự án

Tác dụng biều đồ phụ tải nguồn lực :

Trình bày bằng hình ảnh nhu cầu từng loại nguồn lực để thực hiện các công việc trong dự án trong từng khoảng thời gian

Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất cung ứng máy móc thiết bị vật tư để phục vụ cho các công việc của dự án.

Là cơ sở để kiểm tra, giám sát và phân phối nguồn lực

Các nguyên tắc ưu tiên trong phân bổ nguồn lực

Các công việc thực hiện trước thì ưu tiên phân bổ trước

Ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các công việc có thời gian thực hiện ngắn nhất trước vì với mục tiêu tối đa hóa các công việc cần thực hiện trong dự án

Ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các công việc có thời gian dự trữ toàn phần thấp nhất trước

Ưu tiên phân bổ cho các công việc có nhiều công việc găng theo sau

Ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các công việc theo sau không chỉ là công việc găng

Ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các công việc có mức độ sử dụng nguồn lực lớn nhất trước, giả định đó là công việc quan trọng

Câu 20 :chi phí làm chất lượng.

4 loại chi phí làm chất lượng : tổn thất nội bộ ; tổn thất bên ngoài ; chi phí ngăn ngừa ; chi phí thẩm định chất lượng

Tổn thất nội bộ :

Là những chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ trước khi sản phẩm rời khỏi tầm kiểm soát của doanh nghiệp

Tổn thất nội bộ bao gồm :

Thiệt hại sản lượng do phế phẩm

Chi phí sửa chữa, khắc phục sản phẩm

Chi phí đánh giá sai soát và phế phẩm

Chi phí cho hoạt động hiệu chỉnh những thất bại đó

Tổn thất bên ngoài:

Là toàn bộ những chi phí phát sinh do chất lượng không đạt yêu cầu khi sản phẩm đã bán ra ngoài đơn vị

Tổn thất bên ngoài bao gồm:

Thiệt hại thị phần và lợi nhuận tiềm năng

Chi phí bồi thường, chi phí kiện tụng

Chi phí đánh giá sự khiếu nại của khách hàng

Chi phí kiểm tra chất lượng tại nơi khách hàng yêu cầu

Chi phí bảo hành

Chi phí ngăn ngừa:

Là toàn bộ chi phí để ngăn chặn việc tạo ra các sản phẩm kem hoặc không có chất lượng

Là những chi phí trực tiếp hướng tới việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Chi phí ngăn ngừa bao gồm:

Chi phí rà soát lại thiết kế

Chi phí đánh giá lại nguồn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu

Chi phí đào tạo lao động

Chi phí tập huấn công tác chất lượng

Chi phí bảo dưỡng hệ thống quản lý chất lượng

Chi phí thẩm định chất lượng dự án:

Là những khoản chi phí liên quan đễn việc đánh giá các sản phẩm hay quy trình công nghệ nhằm đánh giá mức độ phù hợp của chất lượng đối với nhu cầu của khách hàng

Chi phí thẩm định chất lượng dự án bao gồm:

Chi phí xây dựng quy trình đánh giá chất lượng

Chi phí cho hoạt động kiểm tra

chi phí để kiểm soát các nhà cung cấp

Chi phí phân tích các báo cáo chất lượng

Chi phí kiểm tra dịch vụ bảo hàng, sửa chữa.

Câu 21: phương pháp quản lý chất lượng

Biểu đồ xương cá- biểu đồ nhân quả:

Là biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó

Có tác dụng liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, và xác định nguyên nhân nào cần xử lý trước.

Trình tự xây dựng:

B1: lựa chọn 1 tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích và trình bày bằng 1 mũi tên

B2 : liệt kê toàn bộ những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích

B3 : tìm những nguyên nhân ảnh hưởng đến từng nhân tố trên, sau đó xem xét nhân tố mới lại là kết quả và xác định quan hệ nhân quả cho nhân tố mới, cứ thế tiếp tục cho các quan hệ ở cấp thấp hơn.

Lưu đồ quá trình:

Là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công việc của toàn bộ dự án

Là cơ sở để phân tích, đánh giá quá trình thực hiện công việc và các nhân tố tác động đến chất lượng công việc và dự án

Đối với dự án lưu đồ quá trình được xây dụng theo các giai đoạn hình thành và thực hiện dự án

Giai đoạn 1: lập dự án

+ N/c cơ hội đầu tư

+ N/c tiền khả thi

+ n/c khả thi

+ thẩm định và ra quyết định đầu tư

Giai đoạn 2: Thực hiện dự án

+ tổ chức đấu thầu

+ thi công xây lắp

+ mua sắm và lắp đặt MMTB

Giai đoạn 3: kết thúc dự án

+ thanh tra quyết toán tài chính

+ bố trí lại nguồn lực

+ giải quyết vấn đề hậu dự án